Le mot “rentrée” fait tant frissonner qu’on préfère souvent ne pas le prononcer. Pourtant, chacun sait au fond de soi combien il est essentiel de bien s’y préparer pour assurer une reprise d’activité sereine après la nécessaire coupure d’été. Votre ERP peut être un allié précieux pour optimiser cette période charnière, si tant est que certaines tâches soient bien opérées. Avant le grand lâcher prise estival, ne faites pas l’impasse sur 3 étapes clés !
1. Prendre le temps de la réflexion
La fin d’année estudiantine est le moment idéal pour faire un bilan de l’utilisation de l’ERP, de ce qui s’est bien (ou moins bien) passé en termes de process ou d’organisation lors de l’année écoulée, pour identifier les points forts, mais aussi les axes d’amélioration dans l’exploitation de l’outil.
En impliquant si possible tous les acteurs (métiers, fonctionnels, de la DSI) dans cette réflexion collective, un établissement se donne les moyens de faire évoluer son système d’information en phase avec sa stratégie globale de développement. Il est ainsi de bon ton que chaque service examine comment le logiciel a été utilisé, si toutes les fonctionnalités déployées ont bien répondu aux attentes, si certains objectifs ont évolué en cours de route, si la communication a été bien réalisée. La contribution de toutes les équipes est essentielle pour que le système reste en permanence aligné avec les besoins opérationnels. Ce bilan permet de mettre en œuvre des actions d’ajustement, et de fixer de nouveaux objectifs pour la rentrée, en cohérence avec les enjeux de chacun.
Par ailleurs, l’année écoulée vous a certainement apporté son lot de nouveautés en termes d’évolutions réglementaires (de la législation sur l’apprentissage au hasard ?), d’opportunité stratégique (un nouveau pan d’offre de formation à mettre en place) ou d’imprévu (indisponibilité de certaines personnes de l’organisation). L’été est aussi l’occasion de les décortiquer à tête reposée, en dehors de toute urgence, pour savoir si les nouveaux besoins qui en découlent peuvent être modélisés et processés via l’ERP de scolarité, pour y apporter des réponses efficientes.
Profitez ainsi de l’été pour mettre en place quelques ateliers collaboratifs. Impliquer les utilisateurs clés de chaque service dans une analyse rétrospective favorisera de surcroît leur engagement sur l’ERP. Challengez-les pour qu’ils identifient eux-mêmes les processus à optimiser et les évolutions souhaitables. L’outil doit être un catalyseur pour casser les silos et renforcer la coopération interne !
2. Sortir du placard son balai numérique
À la fin de l’année scolaire, période ô combien intense dans le Supérieur avec les examens, les stages ou encore les planifications à venir, la hâte de partir en vacances est grande pour le personnel des écoles. Il est pourtant judicieux de profiter de l’été pour identifier et corriger les incohérences de données dans les bases existantes, pour supprimer les doublons, avant de se lancer corps et âme dans une nouvelle saison.
Car, on ne le répétera jamais assez, le nettoyage fréquent des données est une contrainte nécessaire pour garantir l’intégrité et la fiabilité des informations dans le système. En la matière, le printemps n’est pas la saison exclusive, l’été est également propice à faire un grand ménage. Pour celles et ceux qui auraient manqué nos conseils pour assurer la qualité de la data dans votre ERP, il n’est jamais trop tard pour en prendre connaissance.
3. Anticiper les besoins de formation sur l’ERP
Vous en avez certainement acquis la certitude au fil des ans, la montée en compétences, le maintien en connaissances et le perfectionnement des savoirs de vos utilisateurs/gestionnaires sont fondamentaux pour assurer une performance optimale de vos outils numériques sur le long terme.
Les formations « socle » ont certainement permis aux collaborateurs de comprendre et de maîtriser les rudiments de l’ERP. Mais avez-vous anticipé les besoins de formation qui émergeront probablement en masse dès la rentrée ? Si ce n’est pas déjà fait, il est peut-être encore temps de prendre l’attache de votre service RH, pour pointer le nombre et le profil des nouveaux collaborateurs, afin d’organiser à l’automne ou plus tard, en interne ou avec votre éditeur, des sessions de formation.
Au-delà des formations pour les nouveaux collaborateurs, un accompagnement au long cours des principaux utilisateurs/administrateurs est essentiel. Des formations adaptées aux rôles et aux responsabilités sont à envisager pour favoriser une montée en compétences suffisamment anticipée pour répondre aux enjeux opérationnels quand ils se présenteront. Auriga propose ainsi quatre niveaux distincts dans ses formations, de « débutant » à « expert », pour faire évoluer progressivement l’utilisateur dans sa connaissance de ses logiciels.
L’été est également la période propice pour élaborer ou réviser les procédures. Selon les changements survenus au cours de l’année, décrivez les modes opératoires à jour pour une bonne utilisation de vos outils numériques dont l’ERP, afin qu’ils collent au plus près du réel et facilitent la prise en mains par les utilisateurs.
Ces trois étapes fondamentales passées, vous pouvez partir en vacances l’esprit tranquille, avec la certitude que les équipes seront fin prêtes pour attaquer la rentrée sous les meilleurs auspices. L’heure est venue de vous déconnecter. Nous vous souhaitons un très bel été et d’excellentes vacances !
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