Face à la diversité des offres d’ERP enseignement supérieur qui vous sont proposées, vous pouvez rencontrer des difficultés à y voir clair, et à choisir le type de solution qui conviendra le mieux aux caractéristiques de votre établissement. A l’image des autres domaines d’activité, le secteur de l’éducation vit depuis plusieurs décennies un changement majeur du fait de sa digitalisation. De surcroît, ces dernières années, la crise sanitaire a assurément donné un coup d’accélérateur à cette transformation. Une des questions qui se posent rapidement est la suivante : où localiser les infrastructures qui hébergent l’ERP ? Deux options s’imposent généralement : le déploiement en Cloud ou l’implémentation On Premise (sur site), la première prenant dernièrement le pas sur l’autre. Face à ce dilemme, pas de réponse univoque. Il s’avère essentiel d’étudier précisément différents critères avant de faire le bon choix. En voici les principaux.
Le coût, nerf de la guerre ?
C’est un point qui est souvent déterminant pour les décideurs des établissements. Une implémentation Cloud nécessite moins de dépenses initiales, car les coûts d’investissement en infrastructure matérielle et en locaux adaptés sont externalisés vers le fournisseur de services. L’école paie en revanche des frais d’abonnement mensuels ou annuels (avec souvent une demande d’engagement pluriannuelle imposé par l’hébergeur), ce qui peut aider à lisser les coûts dans un premier temps, en transformant des dépenses d’investissement en dépenses d’exploitation. A l’opposé , une implémentation On Premise génère donc des coûts d’investissement initiaux plus élevés : matériel informatique, local technique aux normes de sécurité, licences logicielles, sans oublier le coût de tous les personnels qui auront à intervenir dans la mise en place puis la gestion et l’entretien du système. Mais, à long terme, les coûts de possession peuvent s’avérer plus compétitifs pour les infrastructures On Premise, dans la mesure où les coûts initiaux consentis s’amortissent et qu’il n’y a pas à payer chaque année la marge du prestataire d’hébergement. À vos calculettes !
Moyens humains : “Nous partîmes 500″…
Le choix entre Cloud et On Premise n’est pas sans conséquences sur la constitution de votre équipe. Dans une implémentation Cloud, la gestion globale de l’infrastructure et des mises à jour logicielles est largement externalisée, réduisant le besoin en personnel technique. En principe, vous aurez toujours la possibilité de recourir à un sachant chez votre hébergeur, capable de vous proposer une solution technique face à un problème d’infogérance.
En revanche, une implémentation On Premise nécessite une équipe interne plus étoffée pour maintenir l’infrastructure, en assurer la sécurité, gérer les mises à jour et résoudre les problèmes rencontrés. Il vous faut donc dresser un état des lieux des ressources éventuellement disponibles en interne tout en respectant la politique de gestion RH de votre établissement. Dans tous les cas, il vous faudra mesurer l’impact de ce choix pour la structuration de votre équipe informatique et pour le maintien de ses compétences à long terme. Il faut garder à l’esprit que les concepts, technologies et ateliers logiciels liés à l’hébergement se diversifient (comme pour les autres pans d’activité informatiques) et évoluent à grande vitesse. Il faudra donc prévoir une politique de formation continue pour le personnel que vous dédierez à la gestion de votre infrastructure, afin qu’il soit en capacité de s’adapter aux évolutions du secteur.
Côté disponibilité, les fournisseurs de services Cloud proposent naturellement du 24/7 toute l’année, incluant une supervision et des astreintes en conséquence, afin de respecter leurs SLA (Service Level Agreement). Assurer un même niveau de services On Premise, et ce pendant les week-ends et les périodes de fermetures de l’établissement, aura un impact humain et financier non négligeable (permanence, astreintes, heures supplémentaires).
Enfin, il n’est pas inutile de rappeler qu’actuellement, avec les tensions rencontrées sur le marché de l’emploi, le recrutement de personnel technique compétent n’est pas chose aisée.
La sécurité avant toute chose
La sécurité est évidemment un critère fondamental dans votre choix de mode de déploiement. Certes, les fournisseurs de services Cloud investissent massivement dans la sécurité de leurs centres de données, offrant à leurs utilisateurs un niveau potentiellement élevé de protection. Mais si vous êtes DSI d’une école, vous êtes sans doute préoccupé par d’éventuels problèmes liés au stockage de vos données sensibles hors site, comme le numéro de sécurité sociale de vos étudiants. Choisir un mode On Premise permet un contrôle direct et total sur la sécurité des données, alors qu’opter pour le Cloud implique d’allouer votre confiance à un fournisseur. D’où l’importance de vérifier que votre éditeur d’ERP scolarité travaille aux côtés de partenaires hébergeurs réputés, idéalement situés en France. Notez que dans le cas du On premise, vous devrez assumer la responsabilité de la sécurité, y compris la mise en œuvre de pare-feu, de politiques de sécurité et de règles de protection des données… Un aspect non négligeable du projet à mettre dans la balance.
Mises à jour : contrôle ou facilité ?
L’implémentation On Premise offre une maîtrise totale sur l’infrastructure informatique et les données de l’école. Une aubaine pour les control freaks ! Cela signifie que vous avez la possibilité de personnaliser votre ERP en fonction de vos besoins spécifiques sans jamais être tributaire de tiers pour la disponibilité du système. En revanche, les mises à jour seront également à la charge de l’établissement. Vous nous voyez venir ? Eh oui, cela signifie qu’il revient aux équipes informatiques de gérer le processus, y compris les tests et la gestion des éventuels problèmes de compatibilité. A anticiper donc dans sa gestion du service, car ces mises à jour logicielles sont essentielles pour maintenir un ERP performant et sécurisé.
Dans un environnement Cloud, la maintenance et les mises à jour du logiciel sont gérées par l’hébergeur de manière transparente pour l’utilisateur. Résultat ? L’école dispose en continu de la dernière version du logiciel, tout en allégeant la charge de travail de l’équipe IT. Mais certains établissements craignent la dépendance à l’égard du fournisseur de services Cloud, et particulièrement une interruption de service qui paralyserait leur fonctionnement. C’est pourquoi il est important de choisir un hébergeur de confiance qui assure une disponibilité permanente et permette idéalement de choisir le moment où la mise à jour est effectuée.
Conclusion
Pour faire son choix entre Cloud et On-premise, rien ne sert de courir après la tendance, il faut partir à point, en trouvant le modèle le mieux adapté à votre établissement. Comme pour tout choix structurant, l’alternative Cloud/On Premise pour un ERP scolarité dépend largement de vos (éventuels) besoins spécifiques, de vos ressources disponibles, de la stratégie de votre établissement et de vos préoccupations en matière de coûts, de sécurité et de contrôle. Quoi qu’il en soit, une pleine réussite sera toujours conditionnée par un accompagnement de qualité. Auriga propose une expertise unique et hautement reconnue par le secteur de l’éducation supérieur français. Son partenaire NFrance est un acteur historique du Cloud en France. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour échanger sur votre projet.
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